Een onderzoek naar het vergadergedrag van managers wees uit dat 80% van de ondervraagden regelmatig onvoorbereid op een vergadering verschijnt. Handig om te weten wanneer je je carrière een boost wilt geven en op zoek bent naar een manier om je te onderscheiden!

In een vergadergroep is elke deelnemer medeverantwoordelijk voor de resultaten. Dit betekent dat de deelnemers zich goed moeten voorbereiden, dat ze moeten zorgen voor een goed overleg en dat ze de afgesproken taken uitvoeren.

Je voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk. Als deelnemer moet je je oriënteren op:

* de vergadergroep en de opdracht,
* het gespreksonderwerpen en je taken,
* je rol, je aanpak.

De oriëntatie op de vergadergroep

Je analyseert de vergadergroep. Dit betekent dat je alles onderzoekt wat van belang is om goed overleg in de groep te kunnen voeren. Je moet informatie hebben over:

* de organisatie (identiteit, doel, missie, structuur, cultuur);
* de taken van de groep (de opdracht);
* de samenstelling van de groep (deelnemers, achtergronden, belangen enz.);
* de geldende regelgeving (bevoegdheden, reglementen, wetten die van toepassing zijn enz.)
* alles dus wat op het werk van de vergadergroep van invloed is.

Oriëntatie op de inhoud en je taak

Wanneer je je voorbereidt op een bepaald onderwerp of voorstel, bezin je je op elk van de elementen van het STAR-model:

Situatie, Taak, Actie en Resultaat.

* Situatie: Waarover gaat dit? Wat is er aan de hand? Hoe komt dat? Waardoor wordt dit veroorzaakt? Wat komt er bij kijken? Hoe denk ik erover? Wat denken anderen ervan?
* Taak: Wat moeten we ermee? Wat is de taak van de groep in deze? Wat is mijn taak in deze. Wat wordt er van ons verwacht? Wat wordt er van mij in de vergadering verwacht?
* Actie : Wat kunnen we doen. Wat kunnen we het beste doen? Waarom? Welk voorstel ga ik doen? Wat betekent dat precies? Wat moet ik in de vergadering doen om dat te realiseren?
* Resultaat: Zal de voorgestelde actie wel tot het gewenste resultaat leiden? Welke neveneffecten zijn wellicht te verwachten? Hoe kan ik mijn voorstel verbeteren? Hoe kan ik mijn aanpak verbeteren?

Wanneer je een bepaald standpunt hebt, kun je anderen daarvan overtuigen met behulp van argumenten. Als geschikte argumenten kun je onder meer gebruiken:

* oorzaken, verwachte gevolgen, wetmatigheden in gebeurtenissen;
* voordelen (winst, omzet, toename, afname, volume, positief resultaat);
* nadelen (schade, verlies, negatieve bijverschijnselen, negatief resultaat);
* waarden (geld, welzijn, vertrouwen, respect, geloofwaardigheid, aanzien);
* normen (eer, schuld, rollen, aanvaardbaarheid, goed en kwaad,  bedrijfscultuur);
* afspraken (belofte, overeenkomst, contract, overeengekomen randvoorwaarden);
* doelen (de opdracht, beoogde resultaten en de kenmerken ervan);
* regels (reglementen, wetgeving);
* overeenkomsten, verschillen, vergelijkingen;
* belangrijkheid en betrouwbaarheid van je bronnen (VIP, expert, onderzoeksresultaat).

In je voorbereiding moet je zorgen dat je je vergadertaak goed kunt uitvoeren:

* Bereid korte toespraakjes voor bij elk bespreekpunt.
* Zet met enkele steekwoorden op papier wat je over het onderwerp wilt gaan zeggen.

Oriëntatie op je rol in de vergadergroep

In de oriëntatie op je taak moet je je ook bezinnen op je eigen rol. Wat voor soort vergadergedrag leidt tot het beste resultaat? Hoe pak ik dat aan?

De Bono (1986) onderscheidt zes denkstijlen (die overigens ook als vergaderstijlen worden beschouwd). Hij geeft elk groepslid een hoed in een bepaalde kleur. Zo'n hoedje kun je op of afzetten naar gelang de vergadering behoefte heeft aan een bepaald soort bijdrage van je, zelfs tijdens de vergadering. Elke benaderingswijze, met welke kleur hoed dan ook, kan een waardevolle bijdrage leveren in de bespreking.

Maak dus gebruik van de vergaderrollen van De Bono:

* wit: je bent objectief. Je denkt vanuit feiten, aantallen, bedragen, procenten.
* rood: je benadert zaken intuïtief. Je gaat uit van gevoelens, emoties.
* groen: creativiteit is je basis. Je komt met nieuwe ideeën, onverwachte oplossingen.
* geel: ondernemerschap is je uitgangspunt. Je kijkt naar (winst)kansen, naar mogelijkheden.
* blauw: je kiest voor afstandelijkheid. Je bekijkt ideeën vanuit een theoretisch kader, filosofisch.
* zwart: je kiest voor de kritische, negatieve benadering. Je komt met bezwaren, beperkingen of negatieve verwachtingen.

Goed vergadergedrag

Met een goede voorbereiding moet het je lukken in de vergadering een bijdrage te leveren aan het bereiken van een resultaat. Het is zaak goed te luisteren naar wat anderen inbrengen en daar adequaat op te reageren. Je moet je standpunten en voorstellen goed verwoorden. En uiteraard werk je mee aan een prettig verloop van de bijeenkomst.
Effectief vergadergedrag

Als het goed is, ben je het grootste deel van de vergadering bezig met te luisteren naar de vergaderbijdragen van anderen. Tips:

* Val iemand niet in de rede, ook niet als je allang door hebt waar hij of zij heen wil.
* Laat iedereen uitpraten. Onderbreken leidt tot irritaties.
* Laat zien dat je iemands bijdrage serieus neemt
* Laat een ander zien dat je luistert door oogcontact, non-verbale signalen (knikken, glimlachten, nee schudden), iets op te schrijven.

Kijk naar de voorzitter. Geef aan dat je het woord wilt: je hand een beetje optillen is vaak al genoeg. Gebruik een overkoepelende inleidende zin:

* Graag wil ik iets zeggen over dit punt.
* Ik heb een andere ervaring/mening.
* Ik heb een paar vragen over dit voorstel.
* Ik heb een paar bezwaren tegen dit voorstel.
* Ik heb een ander voorstel.
* Volgens mij moeten we dit anders aanpakken.
* (Desnoods) Ik wil mijn bijdrage graag voorlezen.

Als iemand je onderbreekt, reageer dan beleefd maar kordaat. Beschuldigingen werken niet. Dus zeg nooit: "Je luistert niet naar me." of "Je valt me voortdurend in de rede."

Gebruik bij voorkeur een ik-boodschap. Richt je daarbij tot de voorzitter en niet tot degene die jou onderbrak. Zeg bijvoorbeeld:

* "Ik was nog niet uitgesproken."
* "Laat me even uitspreken, alsjeblieft."
* 'Sorry, dat ik op mijn beurt Piet onderbreek, maar ik was nog niet klaar."
* "Ik zou het fijn vinden, als ik mijn verhaal even mag afmaken."

Na de vergadering

Ook na de vergadering liggen er taken voor de deelnemers:

* verslag controleren
* afspraken nakomen
* evaluatie

Verslag controleren

Beoordeel meteen na ontvangst van het verslag of dit het verloop en de inhoud van het overleg juist weergeeft. Zo niet, dan maak je een wijzigingsvoorstel. Zet dit op papier en stuur het naar de voorzitter of secretaris. Een schriftelijk voorstel verkort het overleg bij het vaststellen van het verslag.
Afspraken nakomen

In het vergaderverslag staan de gemaakte afspraken. Zorg dat je die uitvoert voor het volgende overleg of de afgesproken datum.
Evaluatie

Probeer je eigen vergadergedrag te verbeteren. Evalueer de vergadering en je bijdrage eraan:

* Wat is er gebeurd?
* Ben je tevreden? Waarom wel of niet?
* Hoe ging het met jouw bijdrage aan het overleg?
* Wat kan beter? Hoe?
* Wat moet je daarvoor weten en kunnen?
* Hoe ga je dat realiseren?